Een paar duizend producten binnen. De volgende werkdag de eerste orders eruit.

De uitgangssituatie

The Skin Business is meer dan een webshop. Het bedrijf combineert een huidinstituut met de verkoop en distributie van professionele huidverzorgingsproducten aan andere huidinstituten. Ook trainingen en opleidingen maken deel uit van het bedrijf.

Dat is relevant voor de logistiek. Een bestelling bestaat niet altijd uit één of twee producten. In de historische gegevens zagen we orders van ongeveer 5 tot 46 items. In de eerste weken bij Logystix bevatten veel orders 30 tot 50 producten. Een uitschieter bestond uit 93 items.

Afgelopen jaar verstuurde The Skin Business zo’n 1.000 bestellingen. Wie alleen naar dat aantal kijkt, kan denken dat het om een kleine en eenvoudige operatie gaat. Maar het werk zit hier niet alleen in het aantal dozen. Het zit vooral in het aantal producten per bestelling, de hoeveelheid verschillende SKU’s en de uitzonderingen die bij die producten horen.

Meer behoefte aan maatwerk

De overstap was geen oordeel over de vorige fulfilmentpartij. Hun werkwijze sloot alleen niet meer goed aan op wat The Skin Business nodig had. De eigenaressen zochten meer ruimte voor maatwerk, personalisatie en persoonlijk contact wanneer iets afweek.

Daarom begonnen we niet met de vraag hoeveel orders er per maand waren. We wilden eerst begrijpen hoe het bedrijf werkte. Wie bestelt er? Hoe zijn de productlijnen opgebouwd? Welke producten worden per stuk verkocht en welke als set? Welke handelingen horen bij een normale order en welke uitzonderingen komen regelmatig terug?

Dat voorwerk bepaalt uiteindelijk hoe je de voorraad indeelt, welke informatie in het voorraadsysteem moet staan en hoeveel tijd een bestelling werkelijk kost.

Een tijdelijke technische brug

The Skin Business werkt ondertussen aan een nieuwe webshop. Die zou naar verwachting nog twee tot drie maanden op zich laten wachten. Wachten op de nieuwe webshop betekende ook dat de logistieke overstap maanden moest worden uitgesteld.

Daarom bouwden we een tijdelijke koppeling tussen de bestaande webshop en Picqer, ons voorraadsysteem. Geen oplossing voor de komende jaren, maar een praktische brug waarmee de orders automatisch konden binnenkomen en de verhuizing alvast door kon gaan.

Dit is precies het soort maatwerk dat bij een onboarding soms nodig is. Niet alles hoeft meteen de definitieve oplossing te zijn. Het moet wel betrouwbaar genoeg zijn om de dagelijkse operatie te laten werken.

De eerste waarschuwing kwam van de chauffeur

Voor de verhuizing schakelden we een koeriersbedrijf in om de voorraad op te halen. Bij aankomst op het oude adres zag de chauffeur dat de pallets onzorgvuldig waren gestapeld. Dozen begonnen in te zakken en tijdens het vervoer kon een onveilige situatie ontstaan.

Hij besloot de pallets eerst opnieuw te stapelen en te sealen voordat hij ermee ging rijden.

Dat was een eerste aanwijzing dat deze verhuizing niet alleen een kwestie zou worden van dozen uitladen en op een plank zetten.

Om half vijf binnen, tien minuten later scannen

De voorraad kwam rond 16.30 uur bij Logystix binnen. Het ging om een paar duizend losse producten: vooral kleine potjes, crèmes en andere huidverzorgingsartikelen, verdeeld over een paar honderd verschillende SKU’s.

Om 16.40 uur begonnen we met scannen.

We hadden de opslaglocaties vooraf ingericht en gecodeerd. Toch kon de voorraad niet zonder controle worden weggezet. In verschillende dozen zaten meerdere SKU’s door elkaar. Dat hoeft op zichzelf geen probleem te zijn, zolang duidelijk is wat waarin zit en de productdata klopt. Hier ontbrak die structuur op meerdere plekken.

We kwamen onder meer ontbrekende of afwijkende barcodes en productomschrijvingen tegen. Ook sloot de manier waarop een product fysiek was verpakt niet altijd vanzelfsprekend aan op de manier waarop het in de webshop werd verkocht.

Een concreet voorbeeld was een gezichtsmasker dat per vijf stuks werd verkocht. Uit de titel, de afbeelding en de fysieke verpakking was niet duidelijk genoeg af te leiden dat één verkoopeenheid uit vijf losse maskers bestond. Als je dat bij de inslag niet opmerkt, kan de voorraad in het systeem verkeerd komen te staan of kan later het verkeerde aantal naar een klant worden gestuurd.

Dit soort vragen hebben we tijdens de inslag zichtbaar gemaakt en samen met The Skin Business opgelost. Niet door de voorraad blind in het systeem te zetten, maar door per afwijking vast te stellen hoe het product voortaan ontvangen, opgeslagen en gepickt moest worden.

De volgende werkdag moesten de orders gewoon door

Het doel van de onboarding was niet alleen een nette voorraadadministratie. De verkoop liep door. De tijdelijke webshopkoppeling moest werken, de voorraad moest vindbaar zijn en de eerste bestellingen moesten verwerkt kunnen worden.

De eerste orders gingen de volgende werkdag de deur uit.

Dat betekent niet dat na één weekend ieder detail definitief was opgelost. Een onboarding van een assortiment met honderden SKU’s wordt in de praktijk steeds scherper. Nieuwe afwijkingen worden zichtbaar zodra producten daadwerkelijk worden besteld en gepickt. Het verschil is dat er nu een proces staat waarin zulke afwijkingen worden gezien, besproken en vastgelegd.

Waarom het aantal orders maar een deel van het verhaal vertelt

The Skin Business laat goed zien waarom er geen magisch orderaantal bestaat waarop fulfilment ineens wel of niet interessant wordt.

Ongeveer 100 zendingen per maand klinkt niet als veel. Maar een order met 40 producten vraagt iets anders van een magazijn dan een order met één product. Voeg daar een paar honderd SKU’s, afwijkende verkoopeenheden en productdata die bij de start nog niet overal klopt aan toe, en er ontstaat een serieus logistiek proces.

Daarom kijken we bij Logystix niet alleen naar het aantal bestellingen. We kijken naar wat er werkelijk moet gebeuren: hoeveel producten er per order worden gepickt, hoeveel opslaglocaties nodig zijn, welke uitzonderingen bestaan en hoeveel afstemming de operatie vraagt.

Wat we in de eerste weken leerden

• Een goede onboarding begint vóór de voorraad arriveert. De opslag, productstructuur, techniek en uitzonderingen moeten vooraf zo goed mogelijk in beeld zijn.
• Een tijdelijke technische oplossing kan verstandig zijn wanneer wachten op de perfecte oplossing de hele overgang blokkeert.
• Voorraad overnemen is iets anders dan pallets verplaatsen. Juist tijdens de inslag worden fouten en onduidelijkheden zichtbaar die later tot verkeerde voorraad of foutieve orders kunnen leiden.
• Het aantal orders zegt weinig zonder het aantal items per order en de complexiteit van het assortiment mee te nemen.
• Persoonlijk contact is vooral waardevol wanneer iets niet in het standaardproces past.

Eerste fase, geen eindconclusie

Deze case beschrijft de onboarding en de eerste weken van de samenwerking. The Skin Business is nog steeds klant van Logystix. Zodra er over een langere periode voldoende betrouwbare gegevens zijn, vullen we deze case aan met resultaten over voorraadbetrouwbaarheid, verwerkingstijd en de dagelijkse operatie.